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档案管理办法
发布时间:2012-09-24 浏览次数:

重庆医科大学档案管理办法

(2008年)

 

第一章总则

第一条为了加强学校档案的管理工作,更好地发挥作用,根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和上级档案部门的有关规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条我校的档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。它包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会类档案。

第三条我校的各类档案,由校档案室集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用,任何人不得据为己有。

学生档案统一由学生处进行保管,档案室负责业务指导。

第二章管理体制及工作职责

第四条档案室是学校档案工作归口管理部门,对学校档案工作实行统筹规划、组织协调;对各单位档案管理工作进行监督和指导;同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第五条学校档案室的基本任务和职责:

1、贯彻执行国家关于档案工作的政策、规划全校档案工作;

2、制订学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

3、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;

4、开展档案的开放利用工作,主动为学校的教学科研及各项管理工作服务;

5、参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料、编制检索工具,积极开发档案信息资源;

6、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

7、指导、培训学校专(兼)职档案工作人员业务;

8、开展档案的利用和宣传工作;

9、完成学校领导交办的其它工作。

第六条学校机关各部门、各直属单位、各院、处、中心须指定一位负责人分管本单位档案工作,根据需要配备1名兼职档案工作人员。

第七条学校各部、处、室、院、直属单位分管档案工作的领导职责:

1、行使分管档案工作的职责,组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定,把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;

2、配备具有较好政治、业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定;

3、组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作的规章制度,督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案人员的归档工作;

4、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;

5、检查本单位专(兼)职档案人员履行职责的情况,保证档案工作时间并计算工作量,为本部门档案工作解决实际困难,提供必要条件。

第八条各立卷归档部门兼职档案人员职责:

1、负责本单位文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

2、积极参加业务学习和学术交流,掌握档案工作基本知识,不断提高业务水平;

3、检查、督促本单位工作人员按时做好文件材料的归档工作,负责本单位留存档案材料的保管和提供利用;

4、加强与档案室的联系,积极提出改进工作的意见和建议。及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作。主动接受档案室的业务指导和督促检查;

5、本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的移交工作;

6、注意文件材料的安全和保密工作。

第三章档案的立卷归档

第九条实行各职能部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”(纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

学校各院、部、处、室:按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定范围归档。

各职能部门对已办理完毕,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要求,必须收集齐全完整,按年度、问题分类整理组卷,将立卷的案卷经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,于次年6月底前向该档案室移交归档。

第十条案卷的质量要求

1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用;

2、卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存;

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序,批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前、依据性材料在后;文字材料在前,图样在后;

4、专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构等分别组卷;

5、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录、编页号、填写立卷人、检查人、立卷时间、正确划定保管期限,案卷题名简明确切,体式一致;

6、案卷装订整齐牢固,封面书写工整、清晰,卷容美观大方。

第四章档案的整理、保管和统计

第十一条 档案必须按全宗整理,同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

第十二条按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类、编号、上架。

档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

第十三条档案库房要坚固,在保管中要注意防盗、防火、防虫、防潮、防高温等事项,经常保持库房清洁,库房严禁存放易燃、易爆物品及污杂物。

第十四条建立各门类档案材料登记统计制度,对档案的收进和移出、保管利用等情况进行登记和统计,做到家底清楚。

第五章档案的开发和利用

第十五条 档案工作人员应了解本校的历史和业务,熟悉保管的档案内容,积极主动地提供利用,为教学、科研及各项工作服务。加强对电子档案的管理与利用,开发档案信息资源,发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。

第十六条每年编制一本案卷目录,做到不出现重复的档号。

第十七条编制配套的检索和参考工具,如档案室指南、全宗介绍、专题目录、分类目录、人物卡片、著录卡片等,以保证迅速准确地为利用者提供方便。加强编研工作。

第十八条凡利用档案,必须按规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对借出的档案要定期催还,不得泄密,不准涂改、抽页,不得转借。

第六章 档案的鉴定和销毁

第十九条档案室应根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。

第二十条在分管校长领导下,档案室和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

第七章 考核、奖励和处罚

第二十一条学校建立档案工作检查和评估制度,对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表扬和奖励。

第二十二条对违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案实施细则》规定的程序和处理方法给予处罚。

重庆医科大学档案鉴定销毁办法

 

第一条 根据中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)和重庆医科大学档案管理办法》等规定,制定本制度。

第二条 在主管校长领导下,档案室会同有关职能部门和档案立卷单位的有关业务人员组成3-5人的档案鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。

第三条 鉴定的原则是依据国家有关档案保管期限的规定,以全面、历史、发展的观点,既考虑现实作用,又预估其长远作用而确定。

第四条 根据国家有关档案保管期限的规定,优化档案管理,校档案室应定期开展对保管期限已满的档案进行初步的价值鉴定工作,对无保存价值的档案登记成册,向学校档案鉴定小组提出鉴定申请。

第五条 档案鉴定小组对被鉴定的各种载体的档案材料,要逐卷逐件地进行审查,准确地判定和提出存毁意见。

第六条 鉴定完毕后写出鉴定报告,提出处理意见,鉴定小组成员须在鉴定报告上签字,经有关业务部门负责人签字后,报主管校长审批。

第七条 凡经主管校长审批同意销毁的档案,由销毁小组负责销毁。销毁小组由校档案室、校保密委员会和有关业务部门人员组成,一般为3人。

第八条 需销毁的档案材料,应送到指定的造纸厂,同时派人现场监销,监销人员在销毁后须复核清点,并在销毁清册上签字。

第九条 销毁档案应登记造册,销毁清册与鉴定报告一并交档案室永久保存。

第十条 本办法自公布之日起实施。

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